이 글의 목적은 한글(Hancom Office 한글)에서 배포용 문서를 안전하고 호환성 높게 제작하기 위한 설정과 절차를 체계적으로 정리하여 실무자가 바로 적용할 수 있도록 돕는 것이다.
1. 배포용 문서의 개념과 목표 정의
배포용 문서란 수신자의 환경과 무관하게 동일한 레이아웃과 폰트, 개체 표시를 보장하며, 무단 편집이나 인쇄 범위를 제어하고, 장치와 OS에 따른 표시 차이를 최소화한 결과물을 의미한다.
- 호환성 목표: 수신자의 한글 버전, 운영체제, 프린터 드라이버가 달라도 동일하게 보이는 것을 목표로 한다.
- 보안 목표: 원본 편집 제한, 복사·인쇄 제어, 암호 보호 등의 통제를 포함한다.
- 장기보존 목표: 장기 아카이브 시 포맷 안정성(PDF/A 등)을 고려한다.
주의 : 배포 대상이 사내 전용인지 외부 대중 공개인지에 따라 포맷과 보안 수준이 달라져야 한다.
2. 배포 전략 선택: HWP·HWPX·PDF·배포용 문서
2.1 포맷별 장단점
| 포맷 | 주요 목적 | 장점 | 유의사항 |
|---|---|---|---|
| HWP | 사내 유통, 협업 검토 | 원본 유지, 양식·필드 기능 활용 가능 | 폰트 미설치 시 대체글꼴로 깨짐 발생 가능 |
| HWPX | 표준 기반 교환 | XML 기반으로 상호운용성 우수 | 매크로·특정 개체 호환성 확인 필요 |
| 배포용 문서 | 외부 배포, 편집 제한 | 문서 내 폰트·개체 포함, 편집 제어 | 파일 크기 증가, 일부 동적 개체 고정 처리 |
| PDF / PDF(A) | 대외 공지, 인쇄 납품 | 보편적 열람, 폰트 임베드, 장기보존 모드 지원 | 원본 편집 곤란, 대화형 요소 제한 |
주의 : 외부 공공기관 납품은 일반적으로 PDF를 요구하므로, 원본(HWP/HWPX)과 함께 PDF 또는 PDF/A를 동시 산출하는 것을 권장한다.
3. 기본 준비: 문서 정합성 점검
3.1 글꼴과 스타일 통일
- 문서 전체 선택 후 서식 > 글자 모양에서 본문·표·각주 글꼴을 지정한다.
- 서식 > 문단 모양에서 줄 간격, 정렬, 들여쓰기를 스타일 기반으로 통일한다.
- 머리말·꼬리말, 차례, 캡션 번호가 자동 필드로 연결되어 있는지 확인한다.
주의 : 시스템에 없는 글꼴은 배포용 문서 제작 시 파일 용량 급증을 유발하거나 대체글꼴로 치환되어 레이아웃이 변형될 수 있다.
3.2 개체 정리
- 삽입한 그림은 배치 기준 = 글과 어울리게 또는 문단 위로 통일한다.
- 표는 페이지 나눔 옵션에서 머리글 반복과 행 분할 허용을 적절히 설정한다.
- OLE 개체(엑셀, 수식 등)는 가능하면 그림으로 변환하여 고정 표시를 확보한다.
3.3 하이퍼링크와 책갈피
- 내부 링크는 책갈피로 연결하고, 외부 링크는 전체 경로를 사용한다.
- PDF로 내보낼 경우 링크 유지 옵션을 활성화한다.
4. 한글의 ‘배포용 문서 만들기’ 절차
4.1 메뉴 경로와 핵심 옵션
파일 > 배포용 문서 만들기 ├─ 포함 대상: 글꼴 포함, 그림 포함, 개체 포함 ├─ 보안: 편집 제한, 암호 설정(열기/권한), 인쇄·복사 허용 범위 ├─ 최적화: 이미지 해상도, 투명도/그림자 고정, 파일 크기 최소화 └─ 호환성: 하위 버전 열람 호환, 링크 통합- 포함 대상에서 글꼴 포함을 선택한다. 부분 임베드(서브셋)를 권장한다.
- 그림 포함을 선택하고, 외부 링크 이미지는 문서에 삽입으로 바꾼다.
- 수식·차트 등의 개체 포함을 켠다. 호환성 문제 소지가 있으면 개체를 그림으로 고정을 선택한다.
- 편집 제한을 켜고 필요 시 암호를 설정한다.
- 이미지 최적화에서 300dpi 기준의 인쇄용을 권장하고, 온라인 배포는 150~220dpi로 조정한다.
- 저장 전 미리보기를 통해 폰트 치환 경고가 없는지 확인한다.
주의 : 폰트 임베드는 글꼴 라이선스 정책을 따르며, 일부 폰트는 포함이 제한될 수 있다.
4.2 실패 예방 체크
- 문서 속성에서 숨은 텍스트, 변경 추적, 메모를 제거한다.
- 양식 필드 또는 자동 번호가 최신 상태인지 모두 업데이트를 수행한다.
- 외부 링크 파일이 존재하는지 확인한다.
5. PDF 및 PDF/A 내보내기 설정
5.1 내보내기 경로
파일 > PDF로 저장 ├─ 호환성: PDF 1.x/2.0, PDF/A-1b 또는 A-2b ├─ 폰트: 폰트 포함 ├─ 보안: 열기 암호, 권한 암호(인쇄/복사 제한) ├─ 표시: 북마크(차례/제목), 하이퍼링크 유지 └─ 품질: 인쇄 품질 300dpi, 웹 최적화 체크- 대외 공문·보고서는 PDF/A 사용을 검토한다.
- 차례·제목 스타일을 북마크로 변환하여 탐색성을 제공한다.
- 인쇄 납품은 자르기선/여백 포함 요구사항을 사전 확인한다.
주의 : PDF/A는 멀티미디어, 투명도, 암호 보호 등 일부 기능이 제한될 수 있다.
6. 편집 제한과 권한 제어
6.1 기본 원칙
- 열람은 허용하되 편집과 서식 변경을 제한한다.
- 암호는 개별 전달 채널로 별도 통보한다.
6.2 설정 예시
보안 설정 예시 - 열기 암호: 미설정 또는 공유용 약식 - 권한 암호: 인쇄 고해상도 금지, 복사 금지 - 주석: 작성 금지 - 유효기간: 내부 정책 문서에 한해 PDF 안전장치로 설정주의 : 암호 분실 시 복구가 불가능할 수 있으므로 Key escrow 정책을 적용한다.
7. 폰트 포함과 대체글꼴 리스크 관리
7.1 폰트 포함 원리
배포 시 사용된 글리프만 서브셋으로 포함하여 표시 일관성을 확보한다. 포함 불가 폰트는 대체글꼴로 치환될 수 있다.
7.2 점검 절차
- 문서 검사 기능에서 폰트 목록을 추출한다.
- 서브셋 포함이 가능한지 제작 옵션에서 확인한다.
- 대체 시 레이아웃 변형이 없는지 페이지 단위 시각 검토를 수행한다.
주의 : 특수문자, 수식 글꼴, 아이콘 폰트는 포함 누락 시 □로 표시될 수 있다.
8. 이미지와 개체 최적화
8.1 해상도와 압축
- 인쇄용: 원본 300dpi 이상 유지한다.
- 웹 배포: 150~220dpi, JPEG 중간~높음 품질을 권장한다.
- 투명 PNG는 배경 흰색으로 평면화하여 호환성을 높인다.
8.2 OLE·수식·차트 처리
- OLE은 그림으로 변환 후 원본은 별도 보관한다.
- 수식은 수식개체 유지가 필요 없으면 스냅샷 이미지를 병행한다.
- 차트는 데이터 편집이 필요 없으면 벡터 PDF 내보내기와 비교 검증한다.
9. 하이퍼링크, 북마크, 접근성
9.1 링크 유지
- 머리글 구조를 제목 스타일로 일관 적용하여 PDF 북마크로 승격한다.
- 외부 링크는 http(s) 전체 경로로 통일한다.
9.2 접근성 고려
- 대체 텍스트를 그림에 입력한다.
- 표는 헤더 행을 지정하고 요약을 제공한다.
- 색상 대비를 WCAG 기준 이상으로 유지한다.
10. 인쇄·출력 일관성 확보
10.1 프린터 독립 설정
- 용지 규격과 여백을 명시한다.
- 문서 내 글상자·도형의 절대 위치 기준을 테스트한다.
10.2 색상 관리
- 일반 오피스 인쇄는 RGB 유지, 상업 인쇄 납품은 PDF/X 사양을 협의한다.
11. 품질검사(QA) 체크리스트
| 항목 | 체크 방법 | 합격 기준 | 비고 |
|---|---|---|---|
| 폰트 포함 | 미리보기 경고 여부 | 경고 없음 | 부분 임베드 권장 |
| 개체 표시 | 모든 페이지 육안 검수 | 깨짐 없음 | OLE는 그림 변환 |
| 내부 정보 | 문서 검사 | 숨은 텍스트·메모 없음 | 개인정보 제거 |
| 링크 동작 | 내부·외부 링크 클릭 | 오류 없음 | PDF에서도 동일 |
| 보안 정책 | 암호/권한 적용 | 정책 부합 | 기록 보관 |
| 파일 크기 | 목표 용량 확인 | 요건 충족 | 압축 재조정 |
12. 문제 해결 가이드
12.1 폰트 포함 실패
- 대체 폰트로 치환하거나 임베드 허용 폰트로 교체한다.
- 특수문자만 다른 폰트로 섞여 있지 않은지 점검한다.
12.2 개체 깨짐
- 해당 개체를 그림으로 변환하고 원본은 별도 보관한다.
- 투명도·그림자 효과는 평면화한다.
12.3 파일 용량 과다
- 이미지 해상도를 적정 수준으로 낮춘다.
- 반복 삽입된 대형 로고는 참조를 통합하고 중복 제거한다.
12.4 링크 미작동
- 상대 경로를 절대 경로로 수정한다.
- PDF 내보내기 옵션에서 링크 유지 체크를 확인한다.
주의 : 외부 공유 전 샌드박스 PC에서 열람 테스트를 수행하여 환경 의존 이슈를 사전 제거한다.
13. 표준 운영 절차(SOP) 예시
[배포용 문서 SOP v1] 1) 작성 완료 후 '문서 검사' 수행 2) 개체 그림 변환 및 투명도 평면화 3) 파일 > 배포용 문서 만들기 - 글꼴 포함: 서브셋 - 개체 포함: 사용 - 보안: 편집 제한, 인쇄 저해상도만 허용 4) 파일 > PDF로 저장 - PDF/A-2b, 폰트 포함, 북마크/링크 유지 5) QA 체크리스트 100% 통과 6) 원본(HWPX)·배포본(PDF)·설정 스냅샷 보관14. 자동화 팁(반복 작업 최소화)
- 템플릿에서 제목 스타일을 강제하여 북마크 자동화를 확보한다.
- 이미지 일괄 리샘플링 규칙을 정해 용량 편차를 줄인다.
- 배포 전용 프로필(보안·품질 프리셋)을 표준화한다.
15. 케이스별 권장 설정 요약
| 사용 시나리오 | 권장 포맷 | 보안 | 품질 | 비고 |
|---|---|---|---|---|
| 대외 공문·공고 | PDF/A-2b | 인쇄 허용, 복사 금지 | 300dpi | 북마크 필수 |
| 사내 공유·검토 | 배포용 문서 + HWPX | 편집 제한 | 220~300dpi | 원본 병행 배포 |
| 웹 게시 | 워터마크 선택 | 150~220dpi | 용량 10MB 이하 | |
| 인쇄 납품 | PDF/X 사양 협의 | 제한 없음 | 고해상도 | 인쇄소 사양 우선 |
FAQ
배포용 문서와 PDF 중 무엇을 우선 사용해야 하나?
외부 불특정 다수에게 공개할 경우 PDF가 적합하다. 내부 또는 특정 파트너와 공유하면서 편집을 제한하고자 하면 배포용 문서를 우선 고려한다.
폰트 포함 시 용량이 커진다. 어떻게 줄이나?
서브셋 포함을 사용하고, 본문 폰트를 1~2종으로 제한하며, 벡터 아이콘 폰트를 이미지로 대체한다.
수식·차트가 깨지는데 해결 방법은?
배포 전에 개체를 그림으로 변환하거나 PDF로 내보낼 때 투명도 평면화를 적용한다. 핵심 페이지는 스냅샷을 병행한다.
PDF 보안은 어느 수준이 적절한가?
대외 공지는 열기 암호 없이 권한 암호로 인쇄·복사를 제한한다. 기밀 문서는 열기 암호와 권한 암호를 병행한다.
링크와 북마크가 사라진다. 어디를 확인해야 하나?
제목 스타일 적용 여부와 PDF 내보내기 옵션의 링크·북마크 유지 체크를 확인한다. 상대경로 링크는 절대경로로 바꾼다.